7 loại tài liệu doanh nghiệp nào cũng cần lưu giữ

Tài liệu doanh nghiệp là tài sản của mỗi công ty, doanh nghiệp. Bất cứ một doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động cũng phải lưu giữ những tài liệu quan trọng. Bên cạnh đó là việc luôn phát sinh các tài liệu nội bộ và hồ sơ pháp lý. Mỗi loại hình, lĩnh vực sẽ cần lưu giữ các hồ sơ, tài liệu khác nhau. Vậy cần lưu trữ những hồ sơ và tài liệu nào trong công ty? Cùng An Phát Shredding tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Quy định về lưu giữ tài liệu tại doanh nghiệp

Địa điểm lưu giữ : Tại trụ sở chính hoặc các địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

Thời gian lưu giữ: Tùy từng giấy tờ hồ sơ sẽ có thời hạn lưu giữ khác nhau, thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Xem bài viết : Hướng dẫn cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học

Mục đích lưu giữ tài liệu:

Tài liệu doanh nghiệp cần phải được lưu giữ nhằm đảm bảo đúng quy định của pháp luật. Tạo thuận lợi cho các hoạt động của doanh nghiệp như: các hoạt động về kế toán, quyết toán hàng tháng, quý, năm.
Việc lưu giữ tốt sẽ giúp cho tài liệu được phân loại chính xác và xác định được tầm quan trọng của những hồ sơ, tài liệu.

Có thể bạn quan tâm: Hủy tài liệu định dạng Card

Trên cơ sở đó, sẽ dễ dàng lựa chọn được những văn bản, giấy tờ phù hợp khi cần thiết.
Đảm bảo được các hồ sơ, tài liệu nội bộ bí mật của công ty. Việc lưu trữ cũng góp phần giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành tất cả những hồ sơ có liên quan tới pháp luật.

7 loại tài liệu phổ biến doanh nghiệp cần lưu giữ

Theo điều 11, Luật doanh nghiệp năm 2014 do Quốc hội ban hành. Quy định về một số loại tài liệu mà doanh nghiệp phải lưu giữ. Theo đó, tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

1. Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ của công ty; Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
2. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các Giấy chứng nhận khác; Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp.
3. Tài liệu và các giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.
4. Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các Quyết định của doanh nghiệp.
5. Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán.
6. Báo cáo tài chính hàng năm, sổ sách kế toán, chứng từ kế toán.
7. Báo cáo của Ban kiểm soát, Kết luận của tổ chức kiểm toán, Kết luận của cơ quan thanh tra.

Doanh nghiệp cần làm gì khi tài liệu hết hạn lưu trữ

Tài liệu, hồ sơ trong tại cơ quan, đơn vị đã hết hạn lưu trữ cần được tiêu hủy theo đúng quy định. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị cũng là việc cần thiết đối với doanh nghiệp. Lượng tài liệu đã hết hạn lưu giữ, hết giá trị khi tiêu hủy sẽ giải phóng diện tích kho lữu trữ. Có không gian, diện tích để lưu giữ hồ sơ, tài liệu mới.

Bạn nên xem : Cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu khi chuyển văn phòng

Tài liệu doanh nghiệp khi hết hạn thường là khối lượng lớn do tích tụ qua nhiều năm. Để tiêu hủy được lượng tài liệu này bằng máy hủy văn phòng là việc bất khả thi. Do công suất của loại máy hủy văn phòng thấp, thời gian xử lý nhiều gây ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc tiêu hủy tài liệu cần phải đảm bảo về mặt bảo mật thông tin tài liệu. Do đó, việc sử dụng dịch vụ hủy tài liệu của một đơn vị chuyên nghiệp thường được các doanh nghiệp lựa chọn.

Đọc thêm :

• Tìm Hiểu Dịch Vụ Hủy Tài Liệu | Công ty An Phát Shredding
• Dịch vụ hủy tài liệu bảo mật cho Ngân hàng, doanh nghiệp tài chính

Dịch vụ hủy tài liệu An Phát Shredding

An Phát Shredding là công ty cung cấp dịch vụ hủy tài liệu hàng đầu tại Việt Nam với hơn 10 năm kinh nghiệm. Chúng tôi là nhà cung cấp dịch vụ được các doanh nghiệp, tập đoàn lớn tin tưởng lựa chọn

Trải qua nhiều năm xây dựng và phát triển, An Phát Shredding vẫn luôn trung thành với sứ mệnh: Trên cơ sở thấu hiểu nhu cầu của khách hàng, chúng tôi cung cấp các giải pháp, công nghệ tiên tiến nhằm mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng và đối tác.

Nếu bạn đang tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu và cần tìm đến một đơn vị đáng tin cậy. Hãy liên hệ đến An Phát Shredding – nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu.

Là đơn vị có kinh nghiệm trên 10 năm trong ngành. An Phát Shredding dễ dàng đáp ứng mọi yêu cầu công việc của khách hàng. Chúng tôi cung cấp dịch vụ hủy tài liệu trong nhiều ngành nghề. Đề cao vấn đề bảo mật thông tin tất cả các định dạng tài liệu đồng thời tính toán chi phí tối ưu cho khách hàng.

Liên hệ HOTLINE 0964.30.5678 để được tư vấn và hỗ trợ về dịch vụ.