Lợi ích của kệ sắt lưu trữ tài liệu trong công tác lưu trữ

Lưu trữ tài liệu là công việc vô cùng quan trọng và cần thiết đối với bất kỳ một cơ quan tổ chức nào. Do đó, việc tổ chức lưu trữ, sắp xếp tài liệu cần phải khoa học và thuận tiện để dễ dàng tìm kiếm. Kệ sắt lưu trữ tài liệu được xem là công cụ hữu ích giúp bạn lưu trữ và bảo quản tài liệu.

Kệ sắt lưu trữ tài liệu là gì?

Là vật dụng nâng đỡ, chứa đựng, lưu trữ các loại tài liệu. Kệ sắt lưu trữ bao gồm nhiều loại đa dạng về kích thước, trọng lượng, mẫu mã. Nên được sử dụng rộng rãi trong nhà kho ở nhiều ngành nghề như thư viện, trường học, công sở… Do nhu cầu ngày một gia tăng nên sự yêu cầu về vật liệu làm ra kệ cũng ngày một nhiều. Trong đó, phải nhắc đến kệ sắt, chúng được sử dụng phổ biến ở mọi lĩnh vực.

Kệ sắt lưu trữ tài liệu là vật dụng giúp sắp xếp, lưu trữ tài liệu một cách ngăn nắp. Giúp cho việc tìm kiếm tài liệu khi cần một cách nhanh chóng và thuận tiện. Kệ sắt lưu trữ tài liệu còn giúp tiết kiệm được không gian diện tích trong nhà kho, nơi chứa đồ.

Chức năng của kệ sắt lưu trữ tài liệu

Sử dụng kệ sắt giúp tiết kiệm được không gian diện tích, tiết kiệm được chi phí mở rộng phòng lưu trữ. Thuê kho lưu trữ, chi phí vận hành máy móc hút ẩm bảo vệ tài liệu.

Giúp bảo vệ tài liệu một cách an toàn, tránh lộ thông tin trong tài liệu, tránh bị thất lạc

Kệ sắt được thiết kế ít hay nhiều tầng dựa trên nhu cầu của khách hàng, nên tối ưu được diện tích lưu trữ.

Tạo điều kiện để sắp xếp tài liệu một cách hợp lý, ngăn nắp, dễ quản lý, dễ tìm kiếm khi cần

Tạo được không gian thoáng mát, tránh ẩm ướt dẫn đến hỏng tài liệu lưu trữ

Giúp dễ dàng bảo quản, vệ sinh, lau chùi kho lưu trữ

Chịu được số lượng lớn tài liệu trên một kệ sắt

Tạo sự chuyên nghiệp, ngăn nắp, hiện đại trong nơi làm việc

Ưu điểm của kệ sắt lưu trữ tài liệu

Kệ được làm từ vật liệu sắt nên rất bền, không bị cong, mối mọt, gián chuột cắn phá. Thêm vào đó, kệ sắt được phủ một lớp sơn tĩnh điện, hạn chế tác động từ môi trường gây hoen rỉ

Toàn bộ khung được lắp ráp với nhau bằng ốc vít, bulong nên rất dễ vận chuyển tại những vị trí khó

Được lắp ráp theo yêu cầu của khách hàng về chiều cao, số kệ, kích thước,…đáp ứng mọi vị trí trong kho lưu trữ

Khả năng chịu trọng tải lớn, không bị uốn cong, hư hại khi sử dụng trong thời gian dài

Kệ sắt lưu trữ tài liệu hiện nay không còn là những kệ đỡ thô ráp. Thay vào đó được phun sơn, đánh bóng, nhiều màu sắc khác nhau. Phục vụ nhu cầu và tính thẩm mỹ của người dùng

Kệ sắt lưu trữ nay được thiết kế thông minh hơn. Kệ có thể tùy chỉnh độ cao với người dùng, giúp ích cho công việc quản lý tài liệu dễ dàng

Kệ sắt giúp tiết kiệm được diện tích không gian, tiết kiệm chi phí đầu tư

Hiện nay giá kệ sắt lưu trữ tài liệu trên thị trường rất phải chăng, hợp lý, với độ bền cao. Đảm bảo chất lượng, thời gian bảo hành, sửa chữa dài.

Ngoài được dùng vào mục đích lưu trữ tài liệu, kệ sắt còn có thể sử dụng vào mục đích trưng bày.

Cách sắp xếp tài liệu lên kệ lưu trữ hợp lý

Lập danh sách các tài liệu bạn cần lưu trữ: công việc này cần làm trước khi bạn sắp xếp tài liệu lên kệ. Bạn phải sắp xếp lại những thông tin của tài liệu như tên, thời gian, thể loại, tác giả,…Khi bạn làm mục này càng chi tiết, càng rõ ràng thì sau này việc tìm kiếm tài liệu sẽ rất dễ dàng.

Có thể bạn quan tâm: Công ty dịch vụ hủy tài liệu uy tín- chuyên nghiệp

Bạn cần phân tài liệu làm hai loại là lưu trữ ngắn hạn và dài hạn. Công việc này sẽ giúp bạn không phải mất quá nhiều thời gian trong việc tìm kiếm tài liệu. Bạn có thể xếp riêng lẻ tài liệu ngắn hạn một bên, dài hạn một bên, như vậy sẽ dễ dàng tìm kiếm khi cần đến.

Lưu ý bạn cần chừa lối đi giữa các kệ lưu trữ tài liệu. Nhằm tạo không gian thoải mái khi di chuyển trong kho lưu trữ. Tránh lối đi quá hẹp, sẽ làm bạn cảm thấy chật hẹp, ngột ngạt khi bạn đang tìm tài liệu

Đặt tên cho những kệ sắt để dễ ghi nhớ

Trong kho lưu trữ có rất nhiều loại, thời gian lưu trữ khác nhau. Sẽ mất rất nhiều thời gian nếu như bạn muốn tìm một tài liệu nào đó. Vì vậy, trên mỗi kệ nên đặt tên theo cách sắp xếp tài liệu lên kệ sắt. Điều này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc sắp xếp tài liệu và tìm kiếm khi cần.

Lựa chọn kệ sắt lưu trữ sao cho phù hợp?

Tùy vào số lượng tài liệu, kích thước tài liệu, để chọn kệ to hay nhỏ, cao hay thấp, nhằm đáp ứng nhu cầu của bạn. Qua bài viết, bạn đã biết thêm những thông tin về chức năng của kệ sắt lưu trữ tài liệu. Từ đó, bạn có thể ứng dụng chúng để sắp xếp lại nơi làm việc và lưu trữ của mình.