Quy trình hủy tài liệu hết hạn lưu trữ cần nắm rõ

Hủy tài liệu là việc mà các công ty, công sở thường làm để xử lý những bộ tài liệu đã hết hạn và đảm bảo tính bảo mật trong công việc. Năm 2006, Bộ Nội Vụ đã ban hành văn thư quy định và hướng dẫn chi tiết quy trình hủy tài liệu hết giá trị, tìm hiểu bài viết bên dưới.

Những nguyên tắc của việc hủy tài liệu

Theo quy định của pháp luật, việc hủy tài liệu hết giá trị được áp dụng dành cho các cơ quan tổ chức nhà nước, các đoàn thể chính trị xã hội hay các tổ chức kinh tế và đơn vị quân sự.

Trong quá trình hủy tài liệu cần thực hiện dựa trên những nguyên tắc sau:

• Trước khi tiến hành hủy tài liệu cần thành lập một hội đồng thẩm định tài liệu. Hội đồng này sẽ tiến hành xem xét và quyết định có nên hủy tài liệu hay không.
• Trong trường hợp quyết định tiêu hủy những tài liệu này cần đảm bảo phải tiêu hủy sạch sẽ những thông tin được ghi trên tài liệu.

Các bước tiến hành quy trình hủy tài liệu

Quy trình hủy tài liệu cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Viết danh mục tài liệu cần tiêu hủy

Để tiến hành thiết lập việc tiêu hủy tài liệu hết hạn, bạn cần đảm bảo những nguyên tắc sau:

• Các danh mục tài liệu hết giá trị cần được viết và lên danh sách trong quá trình điều chỉnh các số liệu và các tài liệu cần được tiêu hủy phải được phân loại thành các tập. Yêu cầu của các tài liệu tiêu hủy cần có phần tóm tắt, bảng thời hạn trong quá trình bảo quản hồ sơ.
• Theo thời gian bảo quản hồ sơ, nhân viên công vụ sẽ thống kê những tài liệu này. Nguyên tắc nhất quán là tài liệu hết hạn mới được tiêu hủy.

Bước 2: Thành lập Hội đồng tra kiểm tra, kiểm định tài liệu

Hội đồng thẩm định cần được lập ra theo đúng quy định của pháp luật với mục đích xác định lại thời gian bảo quản và các loại tài liệu đủ tiêu chuẩn tiêu hủy. Một hội đồng được lập ra cần đủ các thành phần bao gồm:

Chủ tịch hội đồng và các thành viên đại diện cho đơn vị có tài liệu cần tiêu hủy hoặc đại diện cơ quan lưu trữ tài liệu.

Bước 3: Tra xét lại giấy tờ hồ sơ cần tiêu hủy

Tại bước 3 trong quy trình hủy tài liệu, khi này Hội đồng thẩm định cần thảo luận tập thể và đưa ra những quyết định cuối cùng.  Mọi ý kiến được đưa ra sẽ được thảo luận và ghi lại và có chữ ký đầy đủ của các thành viên trong biên bản hợp trình lên các cơ quan tổ chức. Một biên bản cuộc họp sẽ được lưu trữ lại còn một phiên bản sẽ được gửi lên các cơ quan chức năng có nhiệm vụ lưu trữ và thẩm định các loại giấy tờ hết giá trị.

Bước 4: Hoàn thiện các loại giấy tờ thủ tục và trình lên các cơ quan quản lý

Trong bước này, các cơ quan cần gửi hồ sơ thẩm định gồm các giấy tờ sau:

• Văn bản yêu cầu thẩm định các hồ sơ, giấy tờ cần tiêu hủy đồng thời xin ý kiến của các đơn vị thẩm định tài liệu.
• Nộp 1 bản danh sách bao gồm các danh mục, tài liệu hết giá trị.
• Một văn bản về việc yêu cầu thành lập hội đồng xét duyệt tài liệu.
• Biên bản cuộc họp đã có chữ ký và đóng dấu của các bên liên quan.

Bước 5: Thẩm định hồ sơ

Các cơ quan thẩm định có nghĩa vụ thẩm định lại tất cả các tài liệu, tiến hành kiểm tra và đối chiếu. Sau đó sẽ lập sẽ lời lại bằng biên bản đến các cơ quan tổ chức yêu cầu. Thời hạn thẩm định cũng được quy định là không quá 30 ngày kể từ khi nhận hồ sơ.

Xem thêm : Tìm Hiểu Dịch Vụ Hủy Tài Liệu | Công ty An Phát Shredding

Bước 6:  Trình hồ sơ và đưa ra quyết định tiêu hủy tài liệu

Đến bước này, mọi thủ tục sẽ được trình lên các cơ quan tổ chức để ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị. Lúc này, người đứng đầu các cơ quan tổ chức sẽ ra quyết định ký phê duyệt chính thức.

Bước 7: Tiến hành tiêu huỷ tài liệu, giấy tờ hợp đồng hết giá trị

Đến bước này sẽ tiến hành việc tiêu hủy hồ sơ và các giấy tờ bằng máy hủy tài liệu bằng máy cắt vụn. Sau đó tiến hành lập biên bản về hủy tài liệu sau đó gửi về chi cục lưu trữ.

Có thể bạn quan tâm : Dịch vụ hủy tài liệu tại Hà Nội, trọn gói giá rẻ

Bước 8: Lập hồ sơ và tiến hành lưu trữ các giấy tờ hồ sơ

Đến bước cuối cùng của quy trình hủy tài liệu cần thực hiện và bảo quản tại các cơ sở, tổ chức có liên quan, bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Danh mục các tài liệu đã hết giá trị cùng văn bản thuyết minh về các loại tài liệu này.
• Văn bản quyết định thành lập hội đồng thẩm định tài liệu.
• Biên bản họp đã có đầy đủ chữ ký của các thành viên.
• Văn bản xin thẩm định.
• Văn bản trả lời về quyết định thẩm định và tiêu hủy.
• Biên bản bàn giao lại tài liệu cho các cơ quan tiêu hủy hồ sơ.
• Biên bản về các loại tài liệu giấy tờ quyết định tiêu hủy.

Xem đầy đủ mẫu biên bản quy trình hủy tài liệu:

Dịch vụ hủy tài liệu An Phát Shredding

 An Phát Shredding là một trong những nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu đáng tin cậy của rất nhiều cơ sở, tổ chức, doanh nghiệp lớn. Nhằm mang đến cho khách hàng sự an tâm và tin tưởng tuyệt đố. An Phát Shredding cung cấp dịch vụ hủy tài liệu tại chỗ, hủy tài liệu dưới sự giám sát của khách hàn… Đảm bảo tính bảo mật thông tin cho khách hàng, làm hài lòng khách hàng khi đến đây.

Bài viết trên đã nêu rõ quy trình hủy tài liệu, hy vọng đem đến thông tin bạn quan tâm.