Hộp đựng tài liệu và 4 tiêu chuẩn đúng quy định

Hộp lưu trữ tài liệu là vật dụng để bảo quản giấy tờ ngăn nắp và an toàn. Sản phẩm này có vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Do nhu cầu, hiện này có nhiều nơi cung cấp sản phẩm này cho các cơ quan doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đưa ra thông tin tham khảo để quý cơ quan doanh nghiệp có thể chọn được một địa chỉ uy tín cung cấp hộp đựng giấy tờ, tài liệu

Chi tiết về hộp đựng tài liệu

Hộp đựng tài liệu là sản phẩm để bảo quản các tài liệu trong kho lưu trữ. Theo đúng quy định của luật văn thư lưu trữ. Sản phẩm này cùng với kệ sắt thuộc danh mục vật tư lưu trữ. Có vai trò dùng để bảo quản và lưu trữ tài liệu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Giúp cho việc bảo quản tránh bị ảnh hưởng bởi ẩm, nấm, mốc, mối, mọt. Bên cạnh đó là giúp việc tra cứu tài liệu được dễ dàng. Khi cần tìm, thì chỉ cần biết vị trí và tên tiêu đề của hộp.

Xem thêm : Hộp đựng tài liệu và lợi ích trong việc lưu trữ giấy tờ

Hộp đựng tài liệu có những đặc điểm gì?

Hộp đựng tài liệu cũng có những đặc điểm riêng biệt được liệt kê dưới đây:

1. Hộp được sơn theo màu tùy chọn, tất cả được làm hoàn toàn bằng máy.
2. Làm từ giấy hoặc bìa carton lạnh ép giấy xi măng với định lượng khoảng từ 300g đến 600g.
3. Hộp đựng được làm theo chiều đứng hoặc ngang tùy tùy theo yêu cầu của khách hàng.
4. Kích thước dài x rộng x cao phổ biến của loại hộp này là khoảng 36,5cm x 25,5cm x 11cm.
5. Được tẩm chất để chống mối mọt và các tác động xấu của môi trường. Bên cạnh đó, hộp giấy còn có chức năng hút ẩm nhằm bảo vệ vệ tài liệu.
6. Sản xuất theo đúng quy trình và tiêu chuẩn của quốc gia và Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước.

Một số loại hộp đựng tài liệu phổ biến

Hiện tại, hộp đựng tài liệu trên thị trường khá đa dạng về chủng loại và chất liệu. Tuy nhiên tại các xưởng sản xuất và các nhà cung cấp sản phẩm này. Hai loại hộp được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là hộp mộc đựng tài liệu và hộp sơn lưu trữ. Cùng phân biệt điểm giống và khác nhau của 2 loại này:

Điểm giống:

1. Có kích thước theo tiêu chuẩn là 26,5cm x 11cmx 36,5cm, với sai số khoảng lớn hoặc nhỏ hơn 2mm
2. Được phân thành 2 loại là hộp đứng hoặc hộp ngang
3. Đều có 3 dây bên trong để cố định tài liệu

Điểm khác:

1.   Hộp mộc lưu trữ

Loại hộp này có cấu tạo 2 phần: Bề ngoài của hộp là một hình hộp chữ nhật rỗng để chứa chiếc cặp 3 dây ở bên trong. Cặp 3 dây ở bên trong giúp đóng gói và cố định tài liệu một cách đồng nhất và khoa học gọn gàng vào hộp. Điều này không chỉ giúp dễ dàng đặt lên kệ hay giá sách một cách gọn gàng và khoa học mà còn giúp tiết kiệm thời gian công sức trong quá trình tìm tài liệu.

2.   Hộp sơn lưu trữ

Về cơ bản, hộp sơn lưu trữ và hộp mục lưu trữ đều có những đặc điểm giống nhau chỉ khác nhau ở giai đoạn thi công. Hộp sơn được nâng cấp hơn khi ở bên ngoài được phủ một lớp sơn chống cháy. Đồng thời loại hộp này con được tẩm  các chất hóa học khác bên ngoài lớp sơn như là chống thấm, chống mọt,.. giúp bảo vệ tài liệu tốt hơn.

4 tiêu chuẩn quốc gia về hộp lưu trữ tài liệu

Sau đây là 4 tiêu chuẩn của cục văn thư lưu trữ Quốc gia về hộp lưu trữ tài liệu:

1. Các loại hộp hộp đều được làm từ carton dùng trong lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành, và hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
2. Carton dùng để sản xuất hộp phải được làm từ bột giấy hóa học
3. Hộp bảo quản bắt buộc là hình chữ nhật, nắp có dây buộc và mở theo chiều rộng hộp, khuy hộp được làm từ chất liệu chống ăn mòn.
4. Ở cạnh bên của hộp, cách nắp hộp khoảng 50mm, và cách mặt trên khoảng 30mm, phải có một lỗ nhỏ hình tròn với bán kính 30mm để tạo sự thông thoáng

Nơi cung cấp hộp đựng tài liệu đạt chuẩn, giá tốt

An Phát Shredding là nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp. Bên cạnh đó chúng tôi chuyên cung cấp hộp lưu trữ tài liệu cho các doanh nghiệp. Được khách hàng đánh giá cao về chất lượng nhiều năm liền. Hãy liên hệ với chúng tôi khi doanh nghiệp bạn có nhu cầu.

Việc có một địa chỉ cung cấp hộp lưu trữ hồ sơ là một điều hoàn toàn cần thiết. Trong trường hợp bạn đặt hàng nhiều nhưng xảy ra lỗi trong khâu vận chuyển hay thiếu hàng. Thì việc có một địa chỉ rõ ràng giúp bạn dễ dàng giải quyết mọi phát sinh. Công ty chúng tôi chuyên cung cấp mặt hàng này cho cơ quan, doanh nghiệp. Được khách hàng đánh giá cao về chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ.