Cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu khi chuyển văn phòng

Hồ sơ, tài liệu trong mỗi doanh nghiệp dù mới hay đã hoạt động nhiều năm đều rất lớn. Do đó không thể dồn chúng lại và đặt hết vào các thùng, hộp đựng khi doanh nghiệp bạn chuyển trụ sở. Bởi khi sắp xếp hồ sơ, tài liệu tại văn phòng mới sẽ vô cùng phức tạp và mệt mỏi. An Phát Shredding sẽ hướng dẫn cho bạn cách phân loại và bảo quản hồ sợ, tài liệu khoa học.

Phân loại tài liệu khi chuyển văn phòng

Hồ sơ, tài liệu, giấy tờ, sổ sách kế toán của bất kỳ công ty nào đều rất nhiều. Nếu bạn bỏ qua khâu phân loại mà tiến hành đóng gói tài liệu ngay. Khi chuyển đến văn phòng nhất định sẽ không tránh khỏi tình trạng bị thiếu, mất tài liệu. Hoặc rất mất thời gian cho việc sắp xếp lại tại văn phòng mới.

Đọc thêm :

• Mách nhỏ doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý tài liệu
• Hướng dẫn cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học

Do đó, việc cần làm là bạn hãy tiến hành phân loại các hồ sơ tài liệu trước khi chuyển đi. Trước hết, cần kiểm lại số lượng tài liệu đang có khoảng bao nhiêu. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo lĩnh vực, theo tên, mức độ sử dụng quan trọng và ít quan trọng…

Tùy theo cách phân loại ‘truyền thống’ của mỗi công ty mà bạn tiến hành phân loại tài liệu, hồ sơ rõ ràng, nhanh chóng.

Phân loại theo hạng mục tài liệu

Có thể phân loại là trong mỗi lĩnh vực như hợp đồng giao dịch khách hàng được xếp vào các thùng riêng. Hợp đồng dịch vụ mua thiết bị, đồ dùng văn phòng cho công ty thành các hộp, thùng riêng. Hồ sơ nhân sự, giấy tờ như giấy đăng ký kinh doanh, thành lập doanh nghiệp, khai báo thuế….

Tham khảo bài viết : 6 Loại hồ sơ, tài liệu phổ biến tại doanh nghiệp

Sau đó xếp các tài liệu theo lĩnh vực này theo số năm từ năm cũ nhất đến năm hiện tại. Từ ngày, tháng cũ nhất đến ngày, tháng hiện tại. Nếu số lượng loại tài liệu nào quá nhiều, bạn đặt chúng vào các túi, hộp đựng cùng màu để phân biệt với các tài liệu khác.

Cách đóng gói, bảo quản hồ sơ tài liệu

Tài liệu, hồ sơ hầu hết được làm bằng chất liệu giấy, nếu vô tình để nước đổ lên thì số tài liệu này ngay lập tức bị thấm nước, hỏng ngay. Không nên chỉ sử dụng thung giấy để bảo quản vì chúng cũng được làm bằng một loại giấy khác. Nếu trong quá trình di chuyển gặp nước, thời tiết xấu có mưa, không có tấm che phủ lên các thùng đựng. Hậu quả là tài liệu bạn cất công phân loại sẽ bị thiệt hại, hư hỏng. Nghiêm trọng hơn là chúng có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động, lợi ích của công ty.

Sắp xếp hồ sơ tài liệu bằng các vật tư lưu trữ chuyên dụng

Nên dùng các loại thùng nhựa, thùng tôn chuyên dụng để bảo quản tài liệu, hồ sơ. Loại thùng này thiết kế kích thước phù hợp với chiều cao, rộng của tài liệu. Dễ dàng xếp giấy tờ vào, vừa vặn, di chuyển thuận tiện, bảo quản đem lại hiệu quả cao nhất.

Hoặc bạn cũng có thể sử dụng các hộp lưu trữ tài liệu nhưng thay vì chỉ đặt tài liệu vào, bạn cần bọc thêm một túi nilong bên ngoài, cột chặt miệng túi mới đặt chúng vào trong thùng. Như vậy khi di chuyển nếu trời mưa, nước chảy vào cũng không làm ướt, ẩm tài liệu.

Xem thêm về hộp đựng tài liệu :

• Hộp đựng tài liệu và 4 tiêu chuẩn đúng quy định
• Cung cấp hộp lưu trữ hồ sơ giá rẻ tại Hà Nội

Sau khi đã cho đủ các tài liệu vào thùng, hộp giấy, hãy ghi chú thích lên trên đó. Để khi sắp xếp tại trụ sở mới không cảm thấy bối rối, khó khăn.

Cẩn thận hơn, bạn còn lập danh sách số lượng thùng và tên của các tài liệu để sau khi chuyển văn phòng, kiểm soát tiện lợi, nếu có thiếu sót, lập tức yêu cầu người chuyển hay dịch vụ chuyển văn phòng xem xét lại. Nhờ đó mà thiệt hại nếu có sẽ giảm đến mức tối đa.

Với những giấy tờ quan trọng, không thể để rơi vào tay những người khác. Người chịu trách nhiệm nên tự mình bảo quản, vận chuyển, không giao cho công ty dịch vụ. Như vậy bạn sẽ yên tâm và không cảm thấy lo lắng khi chuyển văn phòng.

Loại bỏ, tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị sử dụng

Việc tiêu huỷ tài liệu không còn giá trị sử dụng là điều cần thiết và bắt buộc trong công việc lưu trữ. Thông thường, theo thời gian, giấy tờ, tài liệu của tổ chức, doanh nghiệp sẽ nhiều lên. Trong đó, có cả những giấy tờ đã hết hạn lưu trữ, và không còn giá trị sử dụng.

Hiện nay có nhiều hình thức hủy giấy như: dùng máy hủy giấy, tiêu hủy bằng cách đốt… nhưng không thể đảm bảo bảo mật 100% thông tin, hơn nữa còn gây ô nhiễm môi trường, nguy cơ gây cháy nổ… Vì vậy, Dịch vụ hủy tài liệu An Phát Shredding hủy giấy bằng máy công suất lớn. Đảm bảo không thể phục hồi, không lộ thông tin đang là dịch vụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Xem chi tiết : Tìm Hiểu Dịch Vụ Hủy Tài Liệu | Công ty An Phát Shredding

Nếu bạn đang tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu và cần tìm đến một đơn vị đáng tin cậy. Hãy liên hệ đến An Phát Shredding – nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu. Là đơn vị có kinh nghiệm trên 10 năm trong ngành. Chúng tôi cung cấp dịch vụ hủy tài liệu trong nhiều ngành nghề. Đề cao vấn đề bảo mật thông tin tất cả các định dạng tài liệu đồng thời tính toán chi phí tối ưu cho khách hàng.