6 Loại hồ sơ, tài liệu phổ biến tại doanh nghiệp

Tài liệu, hồ sơ được coi là một loại tài sản có giá trị như những tài sản khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản tài liệu là hết sức quan trọng. Hồ sơ, tài liệu giúp việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, xây dựng nên chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ, thuyết phục nhất. Qua đó mà góp phần phát triển hoạt động ngày càng hoàn chỉnh, hiệu quả hơn cho doanh nghiệp

Phân loại tài liệu, hồ sơ khoa học

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực.Bạn cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ.

6 loại tài liệu, hồ sơ giấy tờ phổ biến tại mọi doanh nghiệp

1. Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng, bao gồm:

1. Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp… (hồ sơ nguyên tắc).
2. Những tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
3. Các công văn, giấy tờ “đi” và “đến” hàng năm.
4. Tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa…
5. Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
6. Các loại giấy tờ, văn bản khác.

2. Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

1. Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh và các loại khác có liên quan).
2. Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ cụ thể.
3. Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
4. Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động. .
5. Giấy tờ bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động…
6. Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương…).

3. Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD

1. Tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
3. Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm…
4. Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

4. Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

1. Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
2. Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ…
3. Các tài liệu khác có liên quan.

5. Tài Liệu, sổ sách về tài chính, kế toán

1. Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.
2. Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.
3. Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
4. Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
5. Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán…

6. Các loại khác theo đặc thù doanh nghiệp

Tùy theo ngành nghề hoạt động mà mỗi doanh nghiệp sẽ có các loại tài liệu khác nhau. Chẳng hạn bệnh viện thì có đặc thù có rất nhiều hồ sơ bệnh án, y lệnh. Các doanh nghiệp BĐS thì có hợp đồng mua bán, hồ sơ thiết kế, văn phòng luật thì có các văn bản luật, các hồ sơ thủ tục hành chính…

Xem thêm: Dịch vụ hủy tài liệu cho bệnh viện và cơ sở y tế tại Hà Nội và TP. HCM

Dịch vụ hủy tài liệu hết hạn lưu trữ cho doanh nghiệp, mọi ngành nghề

Nếu bạn đang tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu và cần tìm đến một đơn vị đáng tin cậy. Hãy liên hệ đến An Phát Shredding – nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu.

Là đơn vị có kinh nghiệm trên 10 năm trong ngành. An Phát Shredding dễ dàng đáp ứng 5 tiêu chí được đề cập ở trên. Chúng tôi cung cấp dịch vụ hủy tài liệu trong nhiều ngành nghề. Đề cao vấn đề bảo mật thông tin tất cả các định dạng tài liệu đồng thời tính toán chi phí tối ưu cho khách hàng.