Mách nhỏ doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý tài liệu

Các cơ quan, tổ chức, đơn vị cần nắm rõ số lượng, tình trạng và bảo vệ an toàn tài liệu để phục vụ tốt cho công việc. Để đạt được kết quả như vậy mỗi doanh nghiệp cần có giải pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ một cách chuyên nghiệp và bài bản. Tham khảo phương pháp mà An Phát Shredding giới thiệu sau đây để quản lý tài liệu, hồ sơ một cách tối ưu nhất.

1. Kinh nghiệm quản lý hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ

Cơ quan đơn vị cần thực hiện một số điều sau để tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách bài bản và khoa học

Sử dụng vật tư lưu trữ phù hợp

Đối với khối lượng tài liệu lớn, việc lưu trữ bằng các cặp tài liệu hoặc túi phong bì nhỏ là không hiệu quả. Gây nên việc khó khăn trong việc sắp xếp và tra cứu tài liệu. Bạn nên chọn hộp đựng tài liệu đạt chuẩn. Đồng thời sử dụng tủ đựng hồ sơ hoặc kệ sắt nhiều tầng. Những vật tư lưu trữ phổ biến hiện nay, giúp cho công tác lưu trữ trở nên khoa học.

Đừng quên An Phát Shredding cung cấp vật tư lưu trữ chất lượng tốt, giá rẻ. Bên cạnh dịch vụ hủy tài liệu hết hạn lưu trữ chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam

https://anphatshredding.com/

Phân loại danh mục hồ sơ, tài liệu

Phân loại tài liệu dựa theo các tiêu chí sau:

Tên phông lưu trữ, thời gian, loại hình ( định dạng) tài liệu, số lượng. Các định dạng tài liệu khác nhau cần được phân loại khác nhau:

Sắp xếp ở vị trí thuận tiện  các tài liệu thường xuyên trích xuất việc này giúp cho việc tìm kiếm trở nên thuận tiện, nhanh chóng

Các hồ sơ, tài liệu ít sử dụng nhưng vẫn phải lưu trữ nên sắp xếp ở vị trí cuối kho, trong cùng hoặc trên cùng.

Đồng thời sắp xếp các công cụ, vật tư lưu trữ một cách ngăn nắp khoa học. Sử dụng các loại kệ, giá tủ đựng hồ sơ có bánh xe để thuận tiện di chuyển. Trong trường hợp kê, giá, tủ cố định, cần lưu ý khoảng cách giữa chúng để thuận tiện cho việc trích xuất, tra cứu.

Tham khảo bài viết : 6 Loại hồ sơ, tài liệu phổ biến tại doanh nghiệp

Giải phóng diện tích lưu trữ định kỳ

Khối lượng hồ sơ tài liệu tại các doanh nghiệp phát sinh mỗi ngày. Do đó, việc cần làm là thường xuyên giải phóng diện tích kho lưu trữ. Tiêu hủy các tài liệu, giấy tờ đã hết hạn lưu trữ để có không gian, diện tích lưu trữ các tài liệu có giá trị sử dụng. Quý doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ hủy tài liệu định kỳ của An Phát Shredding. Để giải phóng kho lưu trữ một cách chuyên nghiệp và thường xuyên nhất.

Xem chi tiết : Dịch vụ hủy tài liệu An Phát Shredding

2. Giải pháp quản lý hồ sơ, tài liệu tối ưu nhất

Các bước sau sẽ giúp cho công tác thống kê, sử dụng tài liệu của doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất.

Bước 1: Sắp xếp tài liệu theo danh mục, hạng mục

Phân loại, sàng lọc tài liệu theo danh mục nhằm mục đích thống nhất ngay từ đầu việc lưu trữ tài liệu. Việc sắp xếp theo danh mục, hạng mục tài liệu là tối cần thiết trong công tác lưu trữ.

Bước 2: Sắp xếp tài liệu lên kệ, tủ hoặc giá đựng tài liệu

Cần tuân thủ các nguyên tắc sau trong việc sắp xếp tài liệu lên kệ, tủ, hoặc giá đựng tài liệu

• Hồ sơ, tài liệu cần sắp xếp theo thứ tự từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, từ trên xuống dưới.
• Đối với hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý: Nên lưu trữ vào các hộp lưu trữ riêng biệt.
• Đánh số thứ tự tài liệu, ghi rõ tên trên các đầu mục của hộp lưu trữ

Bước 3: Sắp xếp các vật tư, công cụ lưu trữ

Vật tư lưu trữ như kệ, tủ giá đựng tài liệu phải được sắp xếp một cách khoa học. Thuận tiện việc di chuyển khi cần thiết, đủ khoảng cách để đi lại khi tra cứu, tìm kiếm.

Bước 4: Làm bảng chỉ dẫn, sơ đồ kho lưu trữ

Bảng chỉ dẫn hoặc sơ đồ sẽ là hướng dẫn để phục vụ cho tìm kiếm dữ liệu. Bảng chỉ dẫn sẽ cho biết tài liệu được lưu trữ ở vị trí nào, ngăn nào và giá nào trong kho.

Trên đây là phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ hiệu quả. Doanh nghiệp cần tư vấn về dịch vụ hủy tài liệu, hay cần mua vật tư lưu trữ hãy liên hệ với An Phát Shredding để có trải nghiệm tốt nhất.