5 lưu ý về dịch vụ hủy tài liệu cho công ty bất động sản

Các thông tin và dữ liệu luôn là tài liệu bảo mật ở không chỉ trong các khối ngành nhà nước. Những công ty doanh nghiệp, mà cả thông tin của mỗi cá nhân cũng là tài sản quý giá. Nhưng lưu trữ quá nhiều giấy tờ lại là một bất cập lớn. Đặc biệt là những tài liệu tuyệt mật đã quá hạn. Dịch vụ hủy tài liệu cho công ty bất động sản ra đời nhằm giải quyết các bất cập đó. Cùng tìm hiểu một số lưu ý khi sử dụng loại hình dịch vụ này qua bài viết bên dưới.

Dịch vụ hủy tài liệu có cần thiết tại các công ty bất động sản

Bất kỳ một ngành dịch vụ nào cũng đòi hỏi tính bảo mật thông tin khách hàng rất cao. Và bất động sản cũng là một trong những ngành như thế. Tại các công ty bất động sản có khá nhiều loại giấy tờ bảo gồm thông tin nội bộ công ty và thông tin của khách hàng. Dù thông tin đó đã trải qua 10 năm, hay 20 năm, quá thời hạn thì đều mang tính chất bí mật.

Xem thêm : Tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu | Công ty An Phát Shredding

Nhưng mỗi ngày, công ty bất động sản đều cho ra hàng trăm loại giấy tờ khác nhau. Nếu như lưu trữ thời gian dài sẽ gây ra nhiều bất cập. Mà những hình thức tiêu huỷ thủ công gây ra sự quá tải, tốn nhiều công sức và thời gian. Công ty cũng không thể để lộ những cách thức hoạt động, bí mật vận hành hay thông tin khách hàng của công ty ra bên ngoài. Nên dịch vụ hủy tài liệu cho công ty bất động sản ra đời là một điều tất yếu.

Với dịch vụ này, bạn có thể huỷ khối lượng lớn tài liệu. Vừa tiết kiệm thời gian, lại bảo mật tuyệt đối các thông tin và các loại giấy tờ khác có liên quan. Một giải pháp thiết thực cho chính công ty, xã hội và môi trường.

Những quy định mới về dịch vụ huỷ tài liệu cho công ty bất động sản

Đối với hoạt động huỷ tài liệu quá hạn, pháp luật đã có nhiều quy định mới cần phải lưu ý khi tiến hành hoạt động này:

Thứ nhất, tài liệu chứa thông tin bí mật của công ty, của khách hàng được phép huỷ khi đã được xác định các tài liệu này không cần lưu giữ hoặc việc tiêu huỷ không ảnh hưởng đến quyền lợi của ai.

Thứ hai, nhưng tài liệu được tiêu huỷ phải có được sắp xếp thành các mục, các bảng kê khai. Có sự chấp thuận của người có trách nhiệm quyết định tại công ty.

Thứ ba, các loại tài liệu giấy tờ được tiêu huỷ phải đảm bảo bí mật thông tin. Không thể phục hồi hoặc sao chép thông tin trong tài liệu. Đồng thời, tài liệu điện tử cũng được tiêu huỷ cùng với bộ hồ sơ gồm danh sách các tài liệu đã quá hạn sử dụng.

Thứ tư, tiêu huỷ tài liệu phải tuân theo đúng quy trình và thủ tục. Áp dụng cả công ty tư nhân hay doanh nghiệp nhà nước, cũng cần tuân theo luật định.

Thứ năm, sau khi huỷ bỏ tài liệu hết hạn, cần lập biên bản về việc huỷ tài liệu hết hạn lưu trữ. Tiêu huỷ tài liệu theo nhu cầu của cá nhân công ty.

Hầu hết các dịch vụ hủy tài liệu cho công ty bất động sản đều đảm bảo tuân thủ theo những nguyên tắc này. Vừa đảm bảo quyền lợi của khách hàng, vừa bảo vệ cho chính bản thân công ty dịch vụ.

Những phương pháp huỷ tài liệu bạn cần biết

Tuỳ vào từng loại tài liệu mà người ta có nhiều hình thức tiêu huỷ tài liệu khác nhau. Thông thường, sẽ có 2 phương pháp tiêu huỷ tài liệu chính:

Một là, tiêu huỷ tại chỗ đối với các tài liệu mang tính cá nhân. Bạn có thể áp dụng biện pháp thủ công xé nhỏ và đốt. Hoặc hơn, bạn có thể sử dụng máy huỷ tài liệu văn phòng. Vừa gọn nhẹ xếp gọn góc nhà, vừa an toàn cho bản thân và môi trường.

Phương pháp dành cho các tổ chức, các doanh nghiệp hoặc đơn vị nhà nước. Đó là sử dụng dịch vụ hủy tài liệu cho công ty bất động sản nói riêng và cho các doanh nghiệp, đơn vị nói chung. Đây được xem là giải pháp tiên phong trong việc giải quyết các vấn đề về huỷ tài liệu quá hạn.

Quy trình huỷ tài liệu tại An Phát shredding đảm bảo bảo mật, đúng pháp luật

Nhằm tránh những sai phạm, sai lầm trong quá trình huỷ tài liệu quá hạn. Mỗi công ty dịch vụ hủy tài liệu cho công ty bất động sản hay đơn vị đều phải tuân thủ theo một quy trình chỉnh chu.

Các bước tiêu huỷ tài liệu quá hạn

Bước 1: Lập danh sách xác định các tài liệu quá hạn cần tiêu huỷ hoàn toàn. Kèm theo một biên bản thuyết minh chi tiết về các tài liệu đó.

Bước 2: Trình hồ sơ lên người có thẩm quyền, xem xét và phê duyệt về việc tiêu huỷ tài liệu.

Bước 3: Hội đồng xác định và đối chiếu danh sách các tài liệu lưu trữ quá hạn và chấp nhận việc tiêu huỷ.

Bước 4: Trình lên cấp có thẩm quyền để thẩm định lại tài liệu và tiêu huỷ tài liệu.

An Phát shredding- dịch vụ huỷ tài liệu bảo mật, tiết kiệm và nhanh chóng

An Phát Shredding luôn luôn là điểm đến đáng tin cậy cho mọi khách hàng. Với dịch vụ của chúng tôi, bạn sẽ được tư vấn chi tiết về các điều khoản, quyền lợi của khách hàng.

Hơn nữa, với kinh nghiệm hơn 10 năm cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Mọi thông tin và tài liệu của khách hàng đều được bảo mật tuyệt đối. Quy trình chuyên nghiệp, công nghệ tiên tiến sẽ cung cấp giá trị tốt nhất cho khách hàng.

Với những chia sẻ trên đây, bạn đã nắm được những nguyên tắc cần phải tuân theo trong hoạt động huỷ tài liệu quá hạn chưa? Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có một cái nhìn toàn cảnh về dịch vụ hủy tài liệu cho công ty bất động sản.